Pur essendo il sottoscritto personalmente orientato con favore, quale Mediatore operativo fin dalla prima ora della mediazione civile obbligatoria o facoltativa, allo sviluppo tecnologico dell’amministrazione della Giustizia, ed essendo per altro conscio della necessità di dare nuovo impulso alla nostra attività professionale superando ove possibile le difficoltà del momento, non posso non manifestare però qualche perplessità del tutto soggettiva – non tanto con riferimento alle difficoltà organizzative da remoto - sulle concrete possibilità di riuscita nel merito di buona parte delle Mediazioni da remoto. Tralascio in questa sede quali siano i motivi, anche di ordine psicologico, che si frappongono alla conclusione da remoto di un accordo transattivo o conciliativo.

Ciò detto, nell’esercizio quotidiano della mia attività di Mediatore presso Organismi istituzionali (quali l’Ordine degli Avvocati di Torino in Palazzo di Giustizia di Torino, che ho contribuito a fondare nel 2012; e presso ADR PIEMONTE presso la Camera di Commercio di Torino, che frequento nei gruppi di studio sulle forme di ADR da epoca remota: 1993!) non ho però nessun problema, se tutte le Parti e tutti i Legali manifestano il loro consenso in tal senso, a procedere da remoto.

In tal caso sarebbe necessario che tutti gli interessati alla Mediazione da remoto prendessero preventiva visone di alcuni Requisiti per procedere speditamente da remoto, nonché delle Istruzioni tecniche per il collegamento mediante la piattaforma Microsoft Teams, l’unica tra le tante scelta dal Ministero della Giustizia.

REQUISITI PER MEDIAZIONI DA REMOTO

La data e l’ora della Mediazione da remoto devono essere concordate (NON con la Segreteria dell’Organismo ma) direttamente tra tutti i Legali e il Mediatore nominato e tenersi in orario d’ufficio.

Prima di dare il proprio assenso alla Mediazione da remoto su Teams è necessario che tutti i Legali che partecipano alla procedura leggano e si accertino di essere in possesso delle condizioni di seguito elencate.

In caso affermativo la Mediazione da remoto potrà realizzarsi solo se anche tutte le altre Parti avranno accettato (essendo a loro volta in possesso dei requisiti) e il Mediatore ritenga compatibile nel caso specifico la Mediazione da remoto con le caratteristiche della procedura in esame.

Per accedere alla Mediazione da remoto su Microsoft Teams, i Legali delle parti devono essere dotati dei seguenti requisiti:

• Computer con webcam
• Microfono
• Casse o auricolari
• Connessione internet
• Scanner e stampante per poter raccogliere la firma analogica delle parti
• Firma digitale (possibilmente formato PAdES): è necessaria per la firma del verbale e, in applicazione dell’art. 83 comma 20 bis D.L.  n. 18/2020 conv. in L.  n. 27/2020, per attestare l’autografia della sottoscrizione della parte assistita e, per il caso di accordo, per ottenere gli effetti di cui all’ art. 83 comma 20 bis D.L.  n. 18/2020 conv. in L.  n. 27/2020 
• Comunicazione sia alla Segreteria dell’Organismo di Mediazione sia al Mediatore l’indirizzo mail con il quale (n.b.) si è creato l’account Microsoft Teams e non altro indirizzo
• Aver registrato un account Microsoft Teams con la mail comunicata alla Segreteria dell’Organismo (!!!Attenzione non confondere un account Microsoft generico da uno Microsoft Teams!!!) e aver scaricato preventivamente il programma
• Poter ospitare in questa situazione emergenziale tutti i propri clienti personalmente in Studio, in modo tale da poter essere ripresi possibilmente tutti insieme dalla webcam; o in alternativa che le Parti abbiano dichiarato per iscritto di essere in possesso dei presenti requisiti, in particolare della firma digitale.

ISTRUZIONI PER IL COLLEGAMENTO

• Per collegarsi: Qualche minuto prima dell’ora fissata per la Mediazione da remoto, il legale (e la Parte, se non presente dello studio del proprio legale) dovrà entrare con il proprio account su Teams, accettare l’invito ad unirsi al nuovo Team (cioè alla Mediazione), collegarsi al nuovo Gruppo (scegliendo, in caso non lo facesse in automatico, l’Organizzazione; ad es. “Ordine Avvocati Torino”, selezionandolo dalla lista in alto a destra)
• Una volta arrivati nella chat della specifica Mediazione, premere il pulsante “Partecipa” in viola
• Al termine della riunione virtuale il verbale verrà inviato immediata dal Mediatore mediante Teams per la sottoscrizione  autografa (analogica) delle Parti e digitale dei Legali: attenzione, Teams scarica in automatico, senza possibilità di scelta, nella cartella “Download” del proprio PC
• Per scaricare il verbale da Teams: aprire la chat Mediazione n. ..x.. ; premere nel menu in basso al centro l’icona a fumetto, premere sui tre pallini di fianco al file da scaricare e premere “Scarica”
• Si sottolinea che le sottoscrizioni vanno poste senza indugio, secondo l’ordine dato dal Mediatore: normalmente prima firma materialmente il verbale (scaricato e stampato) la Parte Richiedente, poi il documento deve essere scannerizzato in PDF e a questo punto firma digitalmente il legale della Parte Richiedente; a questo punto il file deve essere ricaricato su Teams e scaricato e stampato dal legale della Parte Invitata, firmato materialmente da quest’ultima, scannerizzato in PDF e firmato digitalmente dal Legale della Parte Invitata, ricaricato su Teams. A questo punto procederà nello stesso modo anche il Mediatore con la propria firma digitale.
• Per firmare digitalmente: selezionare il verbale in formato pdf che si è scaricato nella cartella “Download” del proprio PC, o in seguito alla scannerizzazione nella cartella prescelta, rinominandolo e aggiungendo il proprio cognome alla fine nel seguente modo: VERBALE COGNOME1 COGNOME2 COGNOME3.
• Per caricare su Teams il file sottoscritto digitalmente: nel menu in basso nella finestra di chat a destra premere sull’icona a forma di graffetta, premere poi “Carica da disco locale”, selezionare il file pdf firmato e rinominato e caricarlo.
• Si avvisa che i verbali (compreso quello contenente l’eventuale accordo) con tutte le firme digitali dovranno essere richiesti in seguito dalle parti alla Segreteria (e non al Mediatore), solo dopo aver assolto tutti gli obblighi amministrativi.